¿Qué debe tener un despacho inteligente y por qué el tuyo no lo es?

 Se trata de una transición digital desde el modelo de asesoría tradicional a una nueva propuesta que haga la vida más fácil a todos sus clientes.

El despacho intenligente es una de las tendencias más en alza en los últimos tiempos.

Pero para tener un despacho inteligente no basta con tener un correo electrónico y un escaner, se necesita una transformación mucho más profunda.

A veces se confunde digitalización con informatización. Hace ya muchos años que la mayoría de las empresas se encuentran informatizadas, pero esto no hace que el papel desaparezca de encima de las mesas. El despacho inteligente representa un nuevo ecosistema, sobre todo en la forma de relacionarnos con clientes y proveedores.

Un punto esencial es el portal del cliente, donde pueda ayudarnos a aportar toda la documentación necesaria de forma digital, evitando desplazamientos, donde se reuna toda su información. Es importante que el cliente sea responsable de la calidad de datos que facilita y la labor del despacho sea de esta forma más eficaz. Un Dropbox compartido no es la solución.

También es importante disponer de una herramienta para administrar las notificaciones que los clientes delegan en el despacho. Muchos de ellos simplemente se despreocuparán. La clave de contratar a una asesoría es poder desentenderse de estas tediosas cuestiones legales y administrativas.

Muchas empresas siguen ancladas en la era del fax. Lo más digital que usan es el WhatsApp

La comunicación con el cliente tiene que ser fluida, a través de múltiples canales de comunicación. No podemos depender únicamente del teléfono. Podemos incorporar documentación de diferentes formas, pero también entender que nuestro cliente no se encuentra ya solo en su empresa, que la movilidad es un aspeto básico en la empresa de hoy.

Trabajar en la nube es algo que muchas empresas y despachos miran con mucho recelo. Eso de tener los datos financieros en el servidor de otro no es la mejor opción. Y sin embargo las ventajas que nos aporta, para poder ofrecer información, datos o trabajar desde cualquier lugar siempre que tengamos conexión a Internet supone un salto muy importante.

La alternativa que muchas utiliza mientras se deciden a dar el salto es establecer una conexión remota. Es un parche, pero se pierde una parte importante ya que trabajar desde equipo móviles muchas veces es prácticamente imposible. La nube tiene que ir acompañada de una app que nos simplifique la vida.

Se están dando muchos pasos y el miedo a las novedades tecnológicas se ha perdido en muchos casos. Pero lo cierto es que se necesita más inversión y visualizar la mejora que vamos a conseguir con el cambio, tanto para nuestro día a día, como para nuestros clientes. El problema es que muchas veces el despacho va por delante de ellos, que siguen anclados en la era del fax.

Digitalización certificada, la forma de eliminar papel en la empresa

Una de las formas de evitar que los papeles sigan rondando por la empresa es utilizar la digitalización certificada. Se trata de una opción que no todo el mundo utiliza y que tras escanear un documento permiten prescindir del original. Esto supone un gran ahorro de tiempo y de costes de almacenamiento.

Para ello tiene que cumplir una serie de requisitos. No basta con introducir un factura en el escaner de la impresora multifunción y crear un PDF. Es necesario utilizar un software homologado por la AEAT.

Por eso antes de lanzarnos a definir como tiene que digitalizarse nuestra organización tenemos que evaluar las competencias necesarias en los trabajadores para impulsar la transformación digital de la empresa.

Porque una de las principales factores para el éxito o fracaso de la implantación de la tecnología en la empresa es el humano. La resistencia al cambio hace que muchas veces proyectos tecnológicos bien definidos y planteados fracasen. O simplemente se conviertan en un gasto, no en una inversión que mejora la competitividad de la empresa.

Hay trabajadores que tienen fobia a las nuevas tecnologías. Al menos aquellas que están relacionadas con su trabajo, porque luego no han tenido problemas de pasar del teléfono al smartphone. Mal comienzo.

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